Блог Марии Мухиной
Мария Мухина – руководитель направления 1С:БухОбслуживание в компании СТАТУС.
Блог Саши Скакалкина
Cоучредитель агентства интернет-маркетинга "Синапс"
Блог идущего к мечте
Вологодский предприниматель
Блог Павла Нгуена
Вологодский интернет предприниматель
Блог Анны Бахваловой
Директор «Леман-Консалтинг»
Деловая афиша
КОНСУЛЬТАЦИЯ СПЕЦИАЛИСТА
Лучшие вакансии
С момента прошлой записи прошло полтора месяца. Лето получается жарким во всех смыслах. Мы усилили свою команду программистами и менеджерами проектов, нашли очень интересных партнеров, взяли в работу сразу несколько больших (для нас) проектов и почти привели в порядок свою бухгалтерию.
В предыдущем посте я рассказывал, что мы решили попробовать облачную бухгалтерию 1С, которую в Вологде представляет компания Статус 1С БухОбслуживание. Сегодня расскажу, какие у нас ожидания от нашего нового партнера.
Бухгалтерский учет мы ведем по двум причинам:
1. Необходимость соответствия требованиям законодательства РФ
2. Потребность в контроле финансовых потоков компании
На первый взгляд кажется, что любая бухгалтерия стремится обеспечить выполнение именно этих задач. Однако, на практике мы столкнулись с несколько иной ситуацией.
Наши прежние бухгалтерские аутсорсеры главным образом стремились обеспечить исполнение тех требований законодательства РФ, игнорирование которых привело бы к негативным последствиям (штрафам и т.п.) в ближайшей перспективе. Таким образом мы с их помощью вовремя платили ежемесячные налоги и отчисления в фонды, вовремя готовили и сдавали ежеквартальную и ежегодную отчетность. Это безусловна важная часть бухгалтерского учета и с ней на приемлемом уровне справлялись все партнеры, с которыми мы пробовали работать. Однако, для предотвращения проблем с государственными органами в долгосрочной перспективе и, тем более, для контроля над финансовыми потоками отчетов и уплаты налогов явно недостаточно.
Для понимания финансовых результатов деятельности организации и нам и контролирующим органам необходима следующая информация:
- реестр (список) приходов и расходов денежных средств организации.
- документы, подтверждающие факт перемещения товара (продажу/покупку) или оказания услуг - акты и накладные.
С реестром приходов и расходов, совершенных с расчетного счета все просто - в любой момент вы можете запросить историю изменения вашего расчетного счета в банке. Мы просто скачиваем его через банк-клиент, передаем полученный файл аутсорсеру и дополнительно загружаем его в Natrium. Но часть расчетов с поставщиками мы производим наличными и для этого снимаем деньги со счета организации в кассу. Для подтверждения факта расхода денег из кассы мы должны составить авансовый отчет, к которому прикладываются чеки или другие документы, полученные от нашего поставщика и подтверждающие оплату его услуг/товаров. Эти документы наши прежние аутсорсеры не торопились потребовать с нас и в итоге по всему офису у нас пылилось огромное количество товарных чеков, жд-билетов и т.п. По результатам аудита работы бухгалтерии, проведенного компанией Статус 1С Бухобслуживание в ходе обсуждения возможности нашего с ними сотрудничества, у нас в кассе в конце первого квартала 2014 года должно было находится больше миллиона рублей (естественно, этого миллиона у нас не было, зато было много чеков и других бумажек, которые в срочном порядке пришлось собирать и готовить авансовые отчеты).
С актами и накладными ситуация у нас сложилась тоже не очень простая - поскольку на УСН 6% нам не требуется подтверждать свои расходы, прежние аутсорсеры не особо волновали нас просьбами передать им эти документы для учета. В итоге акты и накладные от наших поставщиков и акты от наших клиентов составили веселую компанию документам, описанным в предыдущем абзаце и весело распространились по ящикам, полкам и подоконникам нашего офиса. Говорить о каком-то реальном бухгалтерском учете в такой ситуации не приходится. Когда нам необходимо было сверить состояние расчетов, то приходилось надеется только на акт сверки, подготовленный бухгалтерией контрагента. Аудит документов, зафиксированных нашими бывшими аутсорсерами, показал, что формально мы должны нашим клиентам огромные суммы денег (поскольку акты, подписанные нашими клиентами до нашей бухгалтерии не дошли), а наши поставщики должны огромные суммы денег нам (подтверждение оплаты с расчетного счета у бухгалтерии есть, а подтверждение предоставления товара/услуги в виде акта или накладной - отсутствует.)
В такой ситуации пытаться использовать данные бухгалтерского учета для принятия решений бессмысленно.
Из сложившейся ситуации я сделал для себя выводы и подобрал следующие контрольные точки:
1. Раз в месяц контролировать сумму, числящуюся по бухгалтерии в нашей кассе - она не должна превышать 50000 рублей.
2. Раз в месяц просматривать список контрагентов, которые по бухгалтерии должны нам больше 50000 рублей и проверять, действительно ли имеет место задолженность или мы просто не донесли в нашу бухгалтерию какие-то документы.
3. Раз в месяц просматривать список контрагентов, которым по данным нашей бухгалтерии мы должны более 50000 рублей и проверять все ли документы по сделкам с этими контрагентами доставлены в нашу бухгалтерию.
Все три пункта я могу контролировать с помощью любого компьютера, подключенного к интернету, благодаря облачному сервису, предоставляемому нашими партнерами. В ближайшем будущем мы планируем забирать эти данные в наш Natrium и выводить в виде индикаторов в личном кабинете руководителей направлений.
Если в вашей бухгалтерии пока еще присутствует беспорядок, рекомендую продумать свои точки контроля - это должно сильно понизить количество хаоса в вашем бизнесе.
В настоящее время мы, совместно с нашими новыми аутсорсерами - Статус 1С Бухобслуживание приводим свой бухгалтерский учет в соответствие реальной ситуации. Мне нравится деловой подход Статуса - стремление разобраться в сложных моментах нашей бухгалтерии, советы по оптимизации расходов, строгость к соблюдению дисциплины обращения с документами. Отдельно радуют консультации от главного бухгалтера - чувствуется желание реально разобраться в ситуации и предложить решение, которое учитывает не только требования законодательства но и интересы нашего бизнеса. Приятно работать, когда чувствуешь, что твои цели важны для твоего подрядчика. Мы стремимся реализовать такой подход в работе со своими клиентами и я рад, что Статус разделяет его.
На сегодня все. Желаю вам заинтересованных подрядчиков и хороших клиентов!